立即管理电子邮件的8条原则

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您花费多少时间检查电子邮件?

如果您回答“很多”,那么您几乎是正确的。
平均而言,我们每天在收件箱中花费2.5个小时。
假设我们不在周末检查电子邮件...那一年仍超过28天。这就像在收件箱中花了整整一个月而从未停止吃饭,睡觉或休息一样。
那是很多。

而且,这甚至不算分心的代价:每次我们的注意力下降时,平均需要23分钟才能回到该区域。现在,我们花了两个月的时间来处理电子邮件。

您的电子邮件收件箱可能是一个危险的时间浪费漩涡,充满了伪装成消息和拖延的借口的任务。
您是否曾经花了数小时回覆电子邮件,只是感觉到一天结束前什么都没做?
我肯定已经感觉过太多次了,除了我自己,照顾其他所有人的优先事项。

这是我用来将电子邮件时间减少到不到三分之一的7条原则,并确保我每天都做重要的工作:

在检查电子邮件之前,请设置优先级。

打开收件箱后,您将被大量请求所困扰。大多数电子邮件实际上是一项任务:执行此操作,将其签出,向我发送此信息,然后阅读。
在开始照顾别人的优先事项之前,请确保设置自己的优先事项。
拿一张小纸,写下一天的三个目标。输入电子邮件之前,先完成最重要的一项。

停止多任务。

多任务处理是一个谎言。人脑只能应付的任务就是在任务之间快速切换,这是对认知资源的不良利用。您曾经在刷牙时发过短信吗?您永远无法确定自己已经清洁了所有牙齿。不要执行多任务。
专注于电子邮件,并完成它,然后关闭电子邮件,然后转到其他内容。您将在更短的时间内写出更好的电子邮件。

睡前不再有电子邮件。

如果您在深夜检查电子邮件,则会破坏睡眠质量。不只是蓝灯
您应该休息之前就开始动脑。即使关闭收件箱,这些想法也会在后台继续。就像潘多拉盒一样。不要打开它。

睡后不再有电子邮件。

如果您首先在办公室检查电子邮件,或者更糟的是在醒来后检查电子邮件,请停止。
直接从床上检查电子邮件会使您早起惊慌,并扰乱自己的工作重点。也许您应该再次检查第一原则!

关闭通知。

没什么那么紧迫的。尤其是电子邮件中没有任何东西。通知将别人的优先事项摆在您自己的优先位置上,并打断您的一天,限制您的注意力和注意力。

批处理电子邮件。

使用批处理来减少任务的总时间,一次而不是一次答复所有电子邮件。
不要害怕在两次检查之间经过几个小时(是的,甚至一天!)。只是让人们知道会发生什么:对您的电子邮件策略保持透明,并遵循固定的时间表。

停止发送单线。

不再有那些懒惰的班轮来回无休止地要求澄清。
与其他人一起写电子邮件。回顾以前的电子邮件。提供更多详细信息和建议。想象他们的问题并回答他们。
赋予他们权力,他们无需再向您发送电子邮件。

电话是你的朋友。

切勿将电子邮件转变为聊天:最好通过电话完成某些操作。
如果某些内容需要两个以上的电子邮件,请拿起电话。
两分钟的通话可以避免来回两天的时间,并且可以让您完成一件事情,而脑子里全神贯注。

遵循这8条原则,您最终将有时间和精力去实现自己的目标,并…不时休息。
享受您的额外时间!

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作者: 马特·桑德里尼(Matt Sandrini)

马特(Matt)在timezillionaire.com上发表了有关生产力和正念习惯的文章。请在timezillionaire.com/mindfulinbox下载免费电子书“ Mindful Inbox”

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