如何设置数字生产力空间– Top 10 Tips

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数字工作场所策略

当您在家工作时, 设置您的工作站 适当地拥有与办公室相同的便利空间。但是数字空间呢?同样重要的是,可以控制您的通知,定期休息并以不需要长时间寻找它们的方式来组织文档。

那’这就是为什么我们带给您10条关于如何组织数字工作空间的提示,其中包含有用的生产力工具和建议,即使在这个家庭办公时代结束时,这些建议也将为您提供良好的服务。

1保持新利棋牌整洁有序

您是否有系统来组织新利棋牌夹中的新利棋牌?如果没有的话,那是个取得成功的好时机。是的,没有人愿意花那么多时间来移动新利棋牌和发明组织系统,但是当您完成时,我们相信您会找到一切所需的东西,这也将帮助您将所有想法整理好。

如果你 can’暂时不要花时间,这里有一些有用的新利棋牌管理习惯,您可以立即应用:

  • 删除后立即删除收到的每个新利棋牌’t need it anymore.
  • 立即整理您在新利棋牌夹中创建的新利棋牌, 当您回到旧新利棋牌时,也将其放置在正确的新利棋牌夹中。这仅需一秒钟,但是在两周的时间内,您会注意到订单开始以系统的方式运行文档的过程。
  • 有一个用于旧工作的存档新利棋牌夹。 如果你 don’想要立即删除新利棋牌,将其放在存档新利棋牌夹中,以便以后找到它。
  • 在文档名称中使用数字或符号可将重要的数字或符号放在顶部。

当您确实有一些空闲时间想投入组织工作时,请先修改您拥有的内容(新利棋牌夹和文档)并存档您所拥有的一切’不需要。给您的新利棋牌和新利棋牌夹明确的名称。

您是否知道几乎42%的员工抱怨由于命名错误而无法足够快地找到新利棋牌?因此,不要参与其中。您还可以按照直观的层次结构设置新利棋牌夹,以快速找到所需文档的路径。

取消订阅云中的文档,就像收到不需要的邮件一样。如果文档所有者希望您再次看到此文档,则可以将其重新发送给您。另外,当您在同一间办公室工作时,请与同事暂时共享新利棋牌。

如果您定期进行新利棋牌组织,例如在星期一早上或星期五晚上,则要花一些时间,这将不超过5分钟!

2数字化一切

现在您已经有了一个完善的数字文档组织系统,为什么不向其中添加纸质文档呢?查找其他所需的纸质文档可能需要花费大量时间。

根据美国专业组织者协会的数据,员工平均每周花费4.3小时来搜索相关的新利棋牌和文档,这只会增加他们的压力。有了这个’很明显,纸张混乱并不像看起来那样琐碎。

扫描文档时,请确保为文档选择正确的名称,而您将再也不必浪费时间浏览一堆新利棋牌。我们中的许多人在家中都没有扫描仪,但这并不是停止对文档进行数字化的原因。

您可以使用现在如此先进和发展的移动扫描仪。此外,您甚至可以使用文本识别,不仅可以使用PDF,还可以使用文本文档或它们的特定片段。

好消息是,随着电子签名和数字签名的发明,我们几乎不再需要打印纸质文档了。

3备份新利棋牌

您是否曾经遇到过计算机烧毁并且希望保存其中累积的所有数据的情况?相信我们,这并不令人愉快,尤其是当一项业务正在处理且您的硬盘需要还原时。

现代技术非常强大且相当可靠,但是由于硬件或软件问题,它仍然经常使我们失败,更不用说遭到黑客攻击了。在云或公司中拥有闪存驱动器或加密新利棋牌夹是一个好主意’的内部服务器,以便您可以定期备份数据并养成另一个有用的习惯。

4保持数字桌面清洁

您是不是拥有简约的桌面空间,没有新利棋牌夹和文档的类型?
不必将每个新利棋牌都保存到桌面上,也不必盯着那乱七八糟的东西,而是尝试创建最常用新利棋牌夹的快捷方式,并在需要查找文档时引用它们。
如果你 are the type to have all your go-to materials at sight, just make sure you delete or archive whatever you do not use anymore and make space for new files to come.

技术可以帮助您成功实现这一目标!一些现代的办公套件应用程序完全在您自己内部管理您的文档,从而可以更好地控制它们并使您摆脱桌面上的混乱。

5唐’混合专业和个人新利棋牌

另一种很好的组织方式是将个人物品与工作分开。如果您在工作和个人事务中使用同一设备,请正确分开。确保购物清单和家庭照片与工作文档位于不同的新利棋牌夹中。提出作业时要避免任何不愉快的意外,而不是高度专业的介绍’弹出您度假时的照片。

除了创建不同的新利棋牌夹之外,您还可以在私人生活和商业生活中使用不同的软件。例如,您打开Mozilla Firefox只是为了照顾您的家务。当您只拥有所有书签,密码和浏览器历史记录时,关闭生活的一部分变得很容易,而当您需要进行切换时,专注于另一部分。

6仅将小工具用于您的工作!

通过将您的个人小工具和工作小工具分开,将更容易“turn off”生活的一部分,完全趋向于另一部分。如果两者都使用相同的电话,请尝试使用例如不同的Messenger。管理通知和保持专注将变得更加容易。

如果你’re afraid to miss an important call, while also being distracted by social media notifications, 关掉 the internet connection for a while and focus more on your job. By using off-line tools for collaboration, you can keep working together with your team.

前面提到的临时技术还可以将专业的文档共同编辑功能带到您的手机中。现在,您可以在旅途中与伴侣合作,例如在旅途中与客户见面时。

7自动化您可以找到的快捷方式

您是否曾经想过为什么您的某些同事比其他同事生产力更高?下面我们揭示他们的一些秘密:

  • 自动化大部分工作。 使用技术工具来管理任务和创建警报,例如,发送后续电子邮件。 Jira,Basecamp或Asana是任务跟踪的领导者。
  • “Outsource”您的互联网工作。 不要试图重造自行车,只会浪费时间。 Office套件为不同目的提供有用的模板,可以减少您的工作量’我需要做得很出色。提供这些功能的所有主要应用程序都是-Google文档,Microsoft Office或Collabio Spaces。
  • 唐’永远不要做两次相同的事情 when it could have been done just once and copied infinitely. 如果你 find yourself sending the same answer to different people, save its draft and just make adjustments.
  • 使用技术消除工作。 例如,您可以使用客户端管理服务来收集和保留客户端’联系信息或使用自动电子邮件营销系统来发送消息并为您收集统计信息。 Hubspot,Zoho,Salesforce或您选择的另一种CRM可以帮助您将所有内容放在一个地方。

8安全便捷地进行协作

在协作方面,有几个方面需要考虑。我们已经谈到过通过在云中共享文档可能造成的混乱以及如何处理它,但是还有更多的知识。

停止将需要共同编辑的文档放在邮件附件中。它占用了邮箱中的空间,然后在您保存文档的所有版本时占用了计算机上的空间。如果您需要与只能在线访问的人员进行协作,则可以将文档放在云中,以防您需要更多的人来编辑同一内容。

这样,您不会最终获得同一事物的多个版本。此外,如果您的云编辑器允许,请使用跟踪更改,这样您将很快知道进行了哪些更改,并在必要时询问他们。

当您使用云进行协作时,整个团队的效率只有每个成员的互联网连接强度。此外,当您将数据上传到商业云时,您必须信任该服务来管理和保护它。因此,我们建议也考虑其他选项。

例如,临时协作是脱机进行的,您只需要一个热点即可运行它。运作方式如下:’例如,某个团队负责人创建了一个文档,“Meeting Agenda”。他与其他成员共享此文档,以便每个人都可以同时进行编辑。会议结束时,只有一个版本,保存到团队负责人’s device.

9交流富有成效

公司沟通不良可能会导致焦虑,并可能导致工作条件差。远程工作会使与同事的交流变得更加困难。值得庆幸的是,有一些方法可以克服这些困难:

  • 视频聊天优先于电话,电话优先于短信。 听到声音并看到面部表情会大大减少沟通错误的可能性。
  • 使用技术转移工作流程 您通常会离线访问在线空间。
  • 演示很重要。 确保您的空间井井有条,’外观上很漂亮,并且没有家庭杂音打扰您的视频通话。

10休息一下吧!

最后,当您对工作数字空间进行分类并起作用时, 休息一下。最好设置全天休息的常规警报,每隔5分钟的常规休息时间泡茶或打坐会很长的路要走。与朋友或喜欢的同事喝杯咖啡聊天,谈论除生意以外的事情。

尽量不要在计算机前吃饭,因为它对肠道健康没有好处。午餐应该是您享用美食的时间,最好是在他人的陪伴下。它’绝对不是那个时候把汤溅到键盘上。

如果你 can, make a habit of turning off notifications on your work phone after working hours and enjoy uninterrupted personal life. After all, we work to live, not the opposite!

您发现其中哪些建议最有用?您有自己的技巧来帮助您组织和保持数字空间的秩序吗?随时分享以下评论!

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作者: 玛利亚

我是的内容作家 合作空间 在XCDS。我的背景是业务管理,撰写有关组织和生产力工具,自我完善,计划并保留旅行博客的文章。

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