认真组织工作空间!如何组织家庭办公室…What You Need…What You Don’t Need.

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您的家庭办公室是一场灾难吗?您是不是被一堆纸淹没了,找不到电脑?经历所有混乱会浪费您的时间,所以也许您最终应该认真地组织工作空间。

也许您从事的工作可以在智能手机上完成所有需要做的事情,但是我们大多数人所需要的还不止这些。您必须拥有的东西以及没有这些东西所能做的事情都是个人的,您必须决定哪些因素会提高您的生产力以及哪些因素会占用空间。

位置,位置
设置家庭办公室时,首先要考虑的是位置。您需要一个可以访问所有所需内容的地方,例如Internet或Wi-Fi,电话和电源插座,同时还需要一个长时间工作的地方。如果我必须在计算机后面呆上几个小时,我宁愿将其放置在风景宜人的窗户旁边,而不要在类似壁橱或监狱牢房的区域内这样做。至少如果我有作家的障碍物,那么我可以看着窗外喷泉中的鸟儿飞溅而拥有它。

时间到垃圾
如果您继承了ho积基因,并且因为有一天可能需要而不得不保留所有东西,那就克服它。该技术的发展步伐越来越快,甚至在您还清货款之前就将其淘汰。深吸一口气,拉起垃圾桶,准备好进行一些严肃的房屋/办公桌清洁工作。

您的办公桌是计算机历史的墓地吗?如果您不确定里面到底有什么东西,则需要将其全部拉出,查看一下并决定保留还是扔掉。几年前的某个时候,我在办公室里这样做,发现东西太旧了,以至于我不记得他们一开始所做的事情。

其中包括我不再需要光驱的软盘(!)。但是,如果重要的东西存储在他们身上怎么办?让我们成为现实-如果信息是如此重要,那么您现在已经将其存储在其他地方。扔他们-所有的。但是,请确保您采取适当的措施删除所有个人信息,然后再将其丢弃。

然后有绳子。如果您不记得电源线适用于哪种设备,请扔“ em”。如果确实值得保留它们,那么它们已经可以连接到您桌上的东西了。这适用于您不再拥有的手机上的充电线。特别是如果您不记得该用的是哪部旧手机。

您可以抛弃的其他项目包括旧版本的软件。您再也不需要带有软盘的Windows 98了。过时的手册也可以。而且甚至不要考虑保留那个28.8调制解调器。

我曾经有一个老板,即使他们大多数无法工作,他也无法忍受抛弃我们积累的过时计算机,打印机和其他垃圾。他们都坐在我们的储藏室里收集灰尘,阻止我们进入那里寻找任何东西,直到有一天我受够了。我等着他出城,叫了一个地方,收集电子废物进行回收,并把它们全部拿走。老板从来没有注意到,除了感谢我们清理存储单元。您也不会错过Mac Performa的尸体。

现在,我们已经清理了一些杂物,这些接下来的技巧将帮助您真正清理出一些空间,从而为您提供一个理想的工作场所。

 

纸跑到地狱
桌面混乱的最大来源是纸张。避免纸张混乱的最佳规则是:仔细阅读每一块,然后扔掉或切碎。由于实际上没有人这样做,因此下一个最好的事情是拥有一个系统。

票据风暴的主要原因之一是票据。显然,您需要在某些时候付款。减少混乱的一种方法是让您的所有账单都在线支付。将帐单发送到您的电子邮件,并在帐单支付时付款。如果这不适合您,请至少在邮件中注明每张纸质票据的到期日。按到期日的顺序对它们进行排序,然后通过您的银行在线付款。支付帐单时,请保留实际的帐单部分,并将信封以及随附的垃圾邮件扔掉。如果有关于您帐户的任何信息,请将其切碎。

说到通过银行在线支付账单,这是一种跟上已付和未付账款的好方法。一眼看到您的帐户,可以准确地告诉您您向谁付款以及何时付款。另外,您还节省了邮费和滞纳金。

关于应保留文书工作多长时间的理论很多。如果涉及您的税收,请至少保存几年。为了节省桌面空间,请启动税务文件的归档框并将其放入壁橱。对于账单,六个月就可以了,然后可以将其切碎。您可能仍然可以在线查看最近一年的银行对帐单和信用卡对帐单。

重要与否?
对于非常重要的印刷文档,例如护照,出生/死亡证明,公民身份证明文件,契据,自动注册等,请在盒子,文件或大信封上注明“重要!”。并将其保存在发生灾难时可以抓住的地方。任何需要花钱更换的东西都应存放在这里。

数据解决方案
如今,我们可以选择存储不占用您自己空间的数据的方式,例如云存储。 Apple,Amazon和其他公司提供云选项,可让您从计算机和移动设备访问数据,因此值得一试。

桌面必需品
现在您的办公桌已经很干净了,您应该有足够的空间容纳诸如计算机和外围设备之类的必需品。您可能需要靠近一些设备,但是随着更多设备启用Wi-fi功能,您也许可以将它们停在其他地方。

如果您希望在工作时为智能手机充电,则充电器可以在您的桌子上找到一个位置,并将其插入用于计算机的配电盘中。如果您的扬声器,耳机或其他物品需要比计算机上更多的USB端口,请获取USB集线器。

要打印还是不打印?
几年前,家庭办公室需要打印机。现在,这台设备最多是可选的。几年前,我在亚马逊上以100美元的价格购买了打印机/扫描仪/复印机/传真机的组合,这东西仍然可以满足我完成这些任务的所有需求。如果您确实需要类似这样的功能,请寻找能承担两倍或三倍职责的产品。我从来没有打扰过设置传真,但是其他人在不同时间派上了用场。

碎纸机是你的朋友。
文件粉碎机是处理纸张混乱的最佳设备之一。拿起一个(起价为30美元或更低),将其藏在办公桌下,每隔几周偷一堆钞票。将碎纸屑扔进垃圾袋,将其扔进回收箱,让自己摆脱那些难看的纸堆。

您需要座机吗?
还是您更喜欢工作呢?固定电话正在迅速成为过去的遗物,但是如果您花费大量时间与客户,客户或其他业务伙伴交谈,您可能会发现其音质要比可信赖的智能手机更好。如果您愿意的话,一个不错的选择就是带有应答系统和多部听筒的多合一无绳电话,这样您就可以将它们分布在整个房屋中。如果您只需要智能手机,那就太好了!

有改变是好事。
即使您的办公室如您所愿,技术也会不断变化,您也将随之改变。幸运的是,这些更改可能将使我们所有人都能以新的方式简化工作区。继续寻找使该技术为您服务的新方法!

由Linda Cauthen撰写于7/13/2013。

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