如何保持业务写作清晰和最新

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这些天,我们大多数人都比以往更忙。我们没有时间解密收到的备忘录,电子邮件和其他业务消息。第一次阅读它们时,我们需要了解它们。而且我们需要清楚地写下它们,以免我们的听众被迫为它们的含义而费力。

几年前,老式的企业信息经常充满冗余和措辞不佳的措辞,例如,“在采购耗材后,将仔细审查您的要求并及时考虑。”

如今,最有效的业务信息是清晰,简洁且易于理解的。

我们用普通的英语写了几乎所有的语言,大多数八年级和九年级的学生都能很容易地理解。

您可以执行以下八项操作来使您的业务保持清晰和最新状态:

    1. 每天使用您和您的听众都能理解的单词。您需要给听众清晰的印象,而不是他们必须在词典中查找的单词。写“旧”而不是“过时”; “确定”而不是“明确”; “阅读”,而不是“细读”。 
  • 省略,收紧或修剪老式短语。只需写下您的信息,而不是写下“这是为了通知您”。使用“因为”,而不是“由于以下事实”;写“我刚刚学到的”,而不是“它引起了我的注意”。 
  • 用适当的形式写出说话方式。使用对话但专业的语气。显然,您不会写得太熟,“嘿,老兄,怎么了?”作为商务电子邮件的问候。您可能会写“ Hi Chris”,“ Hello Jane”或“ Dear Johnson。”,这取决于您对接收者的了解程度。在撰写其余信息时,请问自己,在与礼貌对话中的某人说话时,是否会使用所写的文字。 
  • 避免被动语态–大多数时候。被动语态是间接的,罗word的和笨拙的。被动的声音写道:“该报告是由团队进行的。”为什么不写“团队负责报告”?它更强大,而且很重要。
  • 请注意–当您想变得外交和无礼时,您也可以使用被动语态:“传真机坏了,” rather than, “您弄坏了传真机。”
  • 写下简洁的句子和段落,但不要过分夸大。一串简短的句子听起来可能不连贯,而太短的段落可能缺乏实质性内容。当您仅写出需要使您的意思清晰且重点突出的单词时,请切记观众。撒上诸如“因此”,“也”和“不过”之类的过渡语,以使句子流畅。 
  • 不要使用陈词滥调。 Clichés告诉您的听众,您并没有努力以自己独特的方式表达自己。此外,如果您要撰写
    国际观众,诸如“做主”或“跌倒
    裂缝”。 
  • 仅在适合您的受众群体时谨慎使用术语。术语是
    专业人士或嗜好者所使用的语言。 “ Brasstacks”,“重力平面”和“ TPN”分别是金融,航空和护理行业使用的专业术语。行话就像是商店谈话,因此请务必将其使用范围仅限于您要针对的特定人群。
  • 始终校对您的消息。在电子邮件上按“发送”很诱人
    不用看检查您所有的消息是否正确,语法正确
    标点。即使是被遗忘的逗号也会引起混乱:“
    秘书回家了。”有人打秘书吗?还是秘书去了
    完成输入后回到家吗?听众不必问任何一个问题。

用最新的语言清晰地书写可以节省时间和金钱,并可以防止误解。它表示对您的听众的尊重并建立良好的意愿。实施上述准则,您的同事将期待您的业务信息。您还将在员工队伍中享有竞争优势。

由Mary Ann Gauthier于2009年2月2日撰写。玛丽·安(Mary Ann)是一所私立大学的作家兼英语兼职讲师。她向她的商务交流学生教授听力技巧,并且还在写一本关于日记的治疗益处的书。 照片来源:
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