如何使待办事项清单对您有用

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由9/4/2008撰写 阿里·黑尔 。 阿里奔跑 阿尔法学生 ,该博客包含学术,财务和实用技巧,可帮助学生充分利用大学时间。 照片来源: Jayel Aheram

 

无论您是学生,员工还是自由职业者,都有可能遇到很多建议,建议您使用待办事项清单。最简单的说来,待办事项只是您今天要完成的一系列任务-但此主题有很多变体。

无论您的待办事项清单多么详尽,如果您忽略它,对您来说都是毫无用处的。任何人(无论多么懒惰)都可以草拟当日的雄心勃勃的计划,但是如果您的计划很少与现实有任何联系,请继续阅读以了解如何使待办事项清单对您有用。

  1. 您的待办事项清单上应该有什么?
    首先要问自己的问题是,您是否在待办事项列表中添加了过多内容。如果没有任务 需要 要做的事情,而您不想这样做,则不保证在您的清单上有位置。 (觉得自己经常这样做是不够充分的。)

确保您输入的任务是单个任务,最好每个任务不超过一个小时。 这意味着您无需将“为客户创建网站”放在列表中,而是将其细分为较小的块:

  • 使用客户网站的模型来创建主页
  • 根据主页创建其他页面并输入伪文本
  • 调整大小并重新格式化客户端提供的图形

…等等。如果您想了解更多有关如何“完成”一项大型任务或看似不可能完成的任务的信息,请阅读蒂姆·布朗森的精彩文章 矮矮胖胖的猴子建造飞机。

但是,不要尝试过多介绍细节。如果任务花费的时间少于15至20分钟,则该任务不应在您的列表中。米“回复来自Tom的电子邮件”,“回复来自Sue的电子邮件”,“回复来自Dave的电子邮件”不必是单独的任务。但是,每次发送电子邮件时,您也不应该停止正在执行的所有操作以进行回复–这样会浪费很多时间。只需输入“回复未完成的电子邮件”,然后将它们批量处理即可。 (Darren Rowse在Problogger上发表了一篇很棒的文章,内容涉及 他如何使用批处理更有效地工作

 

  • 您喜欢纸质或电子待办事项清单吗?
    有些人喜欢保持简单,写一份待办事项清单。其他人则利用那里的许多软件工具之一来保留在线列表。两种方法各有利弊,值得尝试一下,找出最适合您的方法。

 

如果您花费大量时间不使用计算机(例如,如果您是在图书馆研究论文的学生),请尝试使用纸质清单,这对我在大学中非常有用!如果您要执行的任务很少,则纸质清单也可以使用。例如,如果您全职工作,但在晚上和周末做一些自由职业。我现在使用电子待办事项清单,但有几个朋友推荐了该电子书 待办事项清单 如果您确实想使用纸张系统。

对于那些在整个工作日内都使用待办事项清单的人来说,电子版本可以帮助保持工作整洁,尤其是在需要更改或推迟任务时。我喜欢简单的界面 记住牛奶 ,它使您可以通过电子邮件发送任务并将任务委托给其他人。 (也可以免费使用。)但是,如果您没有始终在线的互联网连接,则可能更喜欢使用离线解决方案-FruitfulTime的 任务管理器 值得一看。

 

  • 您应该为任务分配优先级吗?
    几乎每个任务管理软件都可以让您为列表中的项目分配优先级。这对您有用吗?要考虑的一些事情是:

 

  • “低优先级”任务经常一次又一次地推迟…
  • 如果任务不重要,应该将它们列入您的清单吗?
  • 无法完成整个列表(包括低优先级的项目)意味着您已经计划了一天的工作-您需要使用更少的任务。

一些生活教练,例如 马克·福斯特 ,建议不要对项目进行优先级排序:一项任务需要完成或不需要完成,并且您应该能够在平均工作日内完成列表中的所有内容。

 

  • 您是否使用“关闭”或“打开”待办事项列表?
    使用“封闭的”待办事项列表意味着您在一天的开始(甚至前一天晚上)就编写了该列表,并且在一天中没有将任务添加到该列表中。

 

一个“待办事项”清单通常意味着从一些需要完成的任务开始,然后随着电子邮件和电话的来来越来越多的记录下来……并试图在同一天完成它们。

使用“打开”列表的问题在于,变得太长很容易。这通常也是一种低效的工作方式。当您想到一天中需要完成的任务时:

  • 把它们写下来 明天的 清单(除非他们真的很紧急)
  • 结束时查看明天的清单,评估您写下的任务是您真正需要还是想要完成的任务。
  • 如果不紧急,将一些任务转移到一周的晚些时候。

这个程序可确保您不会因此而专心工作。当然,告诉自己“明天我要去那儿”要比对老板说要容易–因此,如果您从事全职工作,可能需要稍微灵活一些。即便如此,大量的办公室工作(即来自其他部门的电子邮件要求您提供信息)也可以等到第二天。

我希望能为您提供一些指导,以及一些关于为什么待办事项列表过去对您不起作用的见解。您对待办事项清单有何经验?您是否发现它们是跟踪一切并保持生产力的有用方法,还是只是使您感到压力?

阿里

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