如何在不降低工作效率的情况下管理工作电子邮件的基本技巧

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如何管理工作电子邮件

您是否知道普通专业人员每天会收到近 121 封电子邮件?现在,如果这是普通专业人士收到的电子邮件数量,那么您的工作电子邮件呢?数百封电子邮件,对吧?

那么,您如何在每天收到大量电子邮件的情况下管理您的工作电子邮件?

您可能会花费将近一个小时甚至半天的时间来管理您的工作电子邮件。但是看,它不一定是那样的。

在本文中,我们将与您分享一些有关如何管理工作电子邮件的基本技巧。

1每天指定时间处理您的邮件

这是事情:

您的工作电子邮件可能是您每天处理的最繁忙的邮件。这意味着您必须每天多次检查您的邮件。

但是,虽然您需要睁大眼睛才能看到收件箱中的最新电子邮件,但您应该指定时间来处理每天收到的电子邮件。如果您决定在电子邮件进入收件箱后立即对其进行处理,那么您在邮件中花费的时间将超过工作时间。

最好的办法是决定是在您进入办公室后立即处理您的邮件还是在您离开办公室之前处理您的邮件。

当您留出时间处理电子邮件时,请确保首先处理最重要的电子邮件。这样做的目的是避免花太多时间管理您的工作电子邮件,而减少做当天应该完成的工作的时间。

也可以看看: 为什么你不应该在早上检查电子邮件以及该怎么做

2删除不重要的电子邮件

说实话,并非您收到的所有电子邮件都值得阅读或打开。打开电子邮件后,检查主题行或发件人。

如果是促销电子邮件、朋友邀请您参加您没有时间参加的聚会或只是垃圾邮件,只需点击删除按钮。

您可以通过选择所有不重要或不相关的电子邮件并立即删除它们来简化事情。从收件箱中清空不重要的电子邮件后,您将能够更快地看到重要的电子邮件。

此外,如果您的收件箱中有很长时间的电子邮件,很可能即使发件人也忘记了他们向您发送了电子邮件,只需删除即可。

如果您发现一封陌生的电子邮件,请将其报告为垃圾邮件。您还可以存档您认为以后需要的电子邮件。

3了解并非您收到的所有电子邮件都值得您回复

看,您收到的一些电子邮件不值得您花时间回复。事实上,不回复电子邮件就是回复。他们说“沉默是一种答案”,在这里也适用。

试想一下,您在工作电子邮件中收到了多少封电子邮件,以及回复每封电子邮件所需的时间。这意味着每一天都被浪费了,因为即使您收到的一些电子邮件是关于工作的,您还有其他事情要做。

此外,如果你决定回复每封电子邮件,你最终会筋疲力尽。

只是不要给自己压力,不要花太多时间回复收到的每封电子邮件。选择需要您回复的那些,而忽略其余的。毕竟,如果有人真的需要您的回复,他们会跟进。如果没有,为什么要这么麻烦自己呢?

4将您的电子邮件分组为标签、文件夹和类别

如果您使用 Gmail,则可以将电子邮件分组到文件夹和标签中。如果您使用的是 Outlook,同样的方法也适用。

在收件箱的左侧边栏菜单中,有一个“创建新标签”选项。您创建的每个标签都会形成一个文件夹,您可以在其中对电子邮件进行分组。根据电子邮件的内容命名文件夹,这样下次您要检索电子邮件时,您就不会头疼地想知道将其发送到何处。

Gmail 甚至允许您为标签指定不同的颜色。

5按“特定日期”文件夹创建回复

如果您有必须回复的电子邮件,那么您可以按“特定日期”文件夹将它们分组到回复中。具体日期是您有时间回复电子邮件的日期或发件人需要您回复的时间。

您可以指定大约两天或三天的时间回复电子邮件。这将减轻您在收到收件箱后立即回复每封电子邮件的压力。

6阅读有价值的电子邮件

如前所述,并非收件箱中的所有电子邮件都值得阅读。有些是为了促销目的,有些只是垃圾。如果您决定打开每封电子邮件并阅读它,那么您将浪费大量本可以用来做其他富有成效的事情的时间。

只需阅读当前相关的内容并归档您认为相关但目前不相关的内容。

7应用一分钟规则

有些电子邮件的回复时间不会超过 1 分钟。只需立即回复这些电子邮件,以免它们在您的收件箱中停留太久。它们堆积得越多,你就越会花时间回复它们。

请确保您回复此类电子邮件的时间不超过一分钟。这样,您将更快地清除大量电子邮件。

8限制您在邮件收件箱中花费的时间

除了在回复电子邮件时遵循 1 分钟规则外,您还需要限制在邮件收件箱中花费的时间。

首先,衡量自己,了解您阅读和回复电子邮件所花费的时间。一旦你知道了这一点,试着找出如何尽可能减少花费的时间。
好吧,您收到的一些电子邮件太长了,但您可以扫描并在短时间内处理它们。

如果您需要回复此类电子邮件,请遵循 1 分钟规则并将其存档(如果您打算稍后回复)。

理想情况下,您希望尽可能减少在邮件收件箱中花费的时间。

9指定时间整理收件箱

您必须为家中的一般清洁设定时间,在那里您可以停止正在做的一切并开始清洁工作。这同样适用于您的工作电子邮件。

你的工作电子邮件的好处是你不必花一整天的时间。清理收件箱可能需要几分钟时间,但您必须为此留出时间。否则,您可能没有时间去做。

10关闭电子邮件通知

可以理解,您不想错过客户或业务伙伴的重要回复。然而,一项研究表明,一旦您被电子邮件通知打扰,您可以花大约 23 分钟的时间让您的注意力回到您正在处理的任务上。想象一下,如果每天收到数百条通知,您会浪费多少时间。

11投资电子邮件管理工具

收件箱杂乱可能会令人沮丧,并会破坏您的工作效率。此外,当您努力限制在收件箱中花费的时间时,您还需要避免影响与客户、业务伙伴、同事等的沟通。

好消息是有有效的电子邮件管理工具。您可以使用它们来摆脱繁重的工作。

以下是我们可以推荐的一些最佳电子邮件管理工具:

回旋镖

与邮箱的小睡功能类似,Boomerang 是一个强大的工具,可帮助您撰写优质电子邮件、使用一封电子邮件安排会议、安排稍后发送的电子邮件、在您发送的电子邮件已被阅读或未阅读时收到通知以便您可以发送后续行动。
好消息是您可以在 Android 设备上下载 Boomerang 并从您的移动设备管理您的收件箱,即使您不在办公室时也是如此。

已排序

已排序 也是另一个为 Gmail 用户设计的强大工具。使用此工具,您可以以不会丢失重要电子邮件的方式组织收件箱。

已排序 的好处在于它允许您按列表对电子邮件进行排序。例如,您可以通过稍后回复、待办事项、跟进等对电子邮件进行排序。您可以在升级到高级计划之前尝试使用免费计划的工具。

批量收件箱

如果您不想在指定时间内收到新电子邮件,批处理收件箱是实现此目的的最佳电子邮件管理工具。这个工具适用于 Gmail 用户,它的好处是它会暂停所有收到的电子邮件,直到收件箱中需要它们为止。

这意味着您可以指定仅在晚上完成工作后接收新电子邮件。这样,您就可以有时间处理已有的电子邮件,而不会被新电子邮件打断。

电子邮件游戏

电子邮件游戏是 Boomerang 的姊妹工具,因为两者来自同一个开发人员。
收到电子邮件后,您有多种选择。您可能想立即回复、稍后回复或直接跳过。这个工具按照你想要的方式来做。

选择适合您的

老实说,没有一种最佳方式可以管理您的工作电子邮件。一个技巧可能对某人有用而对你不起作用。

管理电子邮件是您随着时间养成的习惯。只需选择适合您的方法,并给习惯时间养成。

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埃里克·安德森 (Eric Anderson) 是一名编辑兼记者 最好的论文写作服务, 杀手论文, 作业帮助 and 今天的论文

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