打动您的客户,老板和同事:如何改善您的业务写作

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图片来自知识共享,Michael Cory的Flickr照片流。 (资源)

在转为自由写作之前,我曾在一家小型IT公司工作,并曾担任过“文档主管”的崇高职务。这意味着我是撰写软件用户指南,提供公司报告帮助和校对促销传单的专家。我可以肯定地说,为DLM编写更令人兴奋!但是我的办公生活经验以及我为自己的商业目的撰写的文章(以及为客户编辑稿件),帮助我掌握了一些有关在商业环境中写得很好的简单技巧。

无论您是担心电子邮件的友好性还是过快程度,还是必须准备报告或演示文稿,这些提示都应帮助您以专业,易读的方式撰写邮件-必将给您的客户,老板和你的同事。

尽可能清晰明了

如果您对自己的写作技巧不完全自信,那么很容易陷入使用复杂的单词和听起来并不引人注目的短语的陷阱。您需要抵制这种诱惑,并且 使您的写作尽可能简单,清晰和简洁。

如果您出于外部目的而编写文档,这尤其重要,尤其是如果文档将发布在网络上,而读者通常会因此而奔忙而分散注意力。

这种语言通常是对潜在客户的真正拒绝。我敢打赌,您在网站上遇到过这样的段落:

AskBio与以下公司,基金会和学术合作伙伴积极建立了战略关系,这些合作伙伴提供了从发现到患者临床试验执行项目的独特能力。 ( AskBio –合作者 )

它会启发您继续阅读吗?乍一看甚至有意义吗?您不想阅读:
AskBio与这些公司,基金会和学术合作者有牢固的关系。我们的专家联系意味着我们可以从发现到患者临床试验的每一个步骤进行您的项目。是的,我的示例并没有涉及到“主动”,“战略”和“执行”等所有关键业务词汇。坦白说,除非您是为喜欢流行语宾果游戏的老板而写,否则就不需要它们了。

避免行话和口语

除了删除那些不会添加任何内容的流行词之外,您还需要 在使用行业术语和口语时要小心。 与客户交流时,这一点尤其重要。

在检查促销材料,网站或发给客户的电子邮件中是否使用行话和口语时,请注意以下事项:

行业缩写 您没有明确说明(不要假设阅读您网站的所有人都熟悉您所在行业的各个方面)。

常用缩写 与业务或技术紧密相关的并非所有人都会知道“ FYI”的意思是“供您参考”或“ F2F”的意思是“面对面”。

特定于您的文化的短语 (口语)。例如,美国人“步步为营”’不要与我共鸣,因为我们不在英国这里打棒球。在当今的国际市场上,请记住,您的客户可能不在您的国家/地区居住-英语可能不是他们的母语。

行业术语。 如果您不确定某个字词或词组是否会在您的行业之外被理解,请尝试寻找替代方法。如果您在金融或法律领域工作,请特别小心:这些似乎容易引起很多专业术语!

这是一个例子 网站管理员培训课程 需要“基本的计算机知识”:

搜索引擎优化–SEO是什么,它如何工作,有什么好处以及为什么必不可少。

具有“基本的计算机知识”的人是可以使用Word,Excel,浏览器等的典型上班族。做 知道SEO代表什么?你们办公室里的每个人都有吗?这是一个简单的例子,在其中简单地拼写首字母缩写词可以使事情变得更加清晰:

SEO(搜索引擎优化)–SEO是什么,它如何工作,有什么好处以及为什么必不可少。

即使您不太确定会涉及什么“搜索引擎优化”,您也至少可以从这句话中猜出它不是某种晦涩的软件包或神秘的编程语言。

始终使用拼写检查器(最好是校对者)

这似乎是一个显而易见的提示,因此不值得包含。但是你真的拼写检查吗 一切 ? 在大多数电子邮件和文档程序中,只需几秒钟即可完成“拼写检查”,并且可以防止您犯下尴尬,愚蠢或粗心的错误。 从今天开始养成这种习惯:当您开车时,它很快就会像系上安全带一样自动。

我们所有收到的电子邮件都充满错别字或错误-不能给人留下很好的印象。它们也可能构成沟通障碍:如果一个重要的单词或短语拼错了,接收者可能很难理解您到底想传达什么。

由于计算机拼写检查器无法涵盖所有​​内容,因此请在办公室中言语相投的任何人面前跑过任何重要文件(尤其是促销材料)。不要仅仅要求他们寻找错别字,还应要求他们指出含义不明确或不必要的句子弄乱的地方。

无论您的商务写作只涉及电子邮件,还是必须制作更复杂的文档,您对于传达良好的印象和清晰的信息有哪些技巧?

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