为什么待办事项清单不利于时间管理,而要怎么做

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待办事项列表不起作用

能够有效地管理时间无疑是我们可以拥有的最好的“超级大国”之一。实际上,根据 IBM最近的研究 在超过200万专业人员的调查中,它被认为是在这个新工作时代掌握的第二重要技能。

明确一点,时间管理绝非易事。但是,我认为,我们与之关系不佳背后的主要问题是我们无法从整体上进行研究。我们通常将其视为一个线性且孤立的变量,而实际上,至少还有两个因素对它的管理方式产生了深远的影响:我们自己和不可预测性。

由于我们所有人都有机会直接体验,因此我们的精神和情绪状态决定了我们是否’我们会尽力而为,否则就会落伍。此外,尽管我们希望生活事件总是简单明了,但现实往往并非如此。结果,什么’开发更多时间管理所需要的是精神和情感敏捷性。想知道IBM研究中的第一技能是什么吗?适应变化!

待办事项的问题

为什么要做清单不起作用

在时间管理方面,最大的误解之一是认为TO-DO清单将为我们解决问题。真相再远!待办事项清单的问题在于它们没有时间限制,因为我们没有为每个任务分配明确的期限:考虑时间的一种较差的方法是我们要掌握的一个要素。难怪研究表明,我们在估计完成任务需要多长时间时是多么糟糕。

待办事项清单的第二个问题是,它们无法解决时间管理最重要的方面之一:优先级排序。

优先排序是一门艺术,虽然没有一个适合所有情况的大小,但这是提高生产率的必要条件。事实证明,根据科学,确定优先顺序是我们大脑执行的最困难的活动之一。因此,拥有清晰的方法来帮助我们充分利用自己的时间是拥有的一项重要资产。

您可能熟悉 艾森豪威尔矩阵 此处的想法是按照任务的紧迫性和重要性将其分类为一个二乘二的矩阵。这是为了识别和解决在紧急性和重要性方面得分最高的人。尽管这可能是一种有用的方法,但问题在于它没有考虑到我们与这些任务的心理和情感关系,这不可避免地影响了我们的有效能力。

怎么做INSTEAD

尽管有很多骇人听闻的技巧,但要提高时间管理能力,最重要的方面就是自我意识。花时间了解您一天中什么时候最精力充沛,了解您容易做什么与难点,以及知道哪种工作需要不同的思维方式,这是有效从事专业工作的必要条件。

一旦您清楚了这些方面,运用各种技巧和技术来提高您的生产力确实可以取得成果。在考虑时间管理时,始终要记住的一个有用框架是将其视为任务管理与情感和心理自我管理的结合。

通过4个强大的技巧将您的待办事项清单提升到新的水平

列出清单的原因不起作用

  1. 专注于时间拳击。 这意味着为每个任务设置截止日期,因为这迫使您更加负责和准确。虽然一开始可能很棘手,但随着时间的流逝,您的预测会变得更好。
  2. 掌握时间拳击。 根据科学,可以通过使用sprint来获得最佳结果:每个任务的时间不应超过60到90分钟。这是因为我们的大脑能量是有限的,并且要在一天中保持可持续的生产力水平,我们必须 休息一下 在两次任务之间大约需要5至10分钟的时间,以便它可以重新获得力量并集中精力。
  3. 重新想象优先次序。 进行此活动时,请确保您也处于等式中。这是什么意思?考虑一下您当前的能量水平,以及如何激发或要求您进行近期的活动。通过采用这种整体方法,您不仅可以确保在处理自己的一天时更加有效,而且可以更加精明,因为您将拥有所需的动力和精力。如果到中午之前您没有精力去思考,那么先进行所有最重要和紧急的活动是没有意义的!
  4. 对您的待办事项进行反向工程。 虽然知道自己一天中需要完成的事情很重要,但是拥有“不要列出”功能同样强大。当我们生活在一个不断分散注意力和诱惑的世界中时,列出您需要的所有东西以避免长久困扰您生产力和福祉的因素。

时间管理是一个不断发展的过程,与您的发展和个人成长息息相关。继续尝试并乐在其中。您将学到从未有过的关于自己的事情!

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作者: 菲利波·迪·莱纳尔多

菲利波·迪·莱纳尔多是一位热情洋溢的企业家,他致力于帮助人们过上更有意义和更广阔的生活,他是该公司的联合创始人 3SENTIA ,SMART管理系统可帮助专业人员更有效地实现其个人和职业目标。 Filippo还经营Leap2yourbest(www.leap2yourbest.com),为期2天的辅导计划,面向希望扩大个人和业务增长的企业家。

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